مدیریت اسناد و مدارک
امروزه یکی از مهمترین چالش های سازمان های مختلف مدیریت اسناد متنوع، فراوان و بعضا
حجیم است که در آن ها وجود داشته و یا ایجاد می گردند. اسناد مذکور حجم زیادی را اشغال
نموده و بازیابی و استفاده از اطلاعات موجود در آن ها امر دشواری است. مهمترین ره آورد
سیستم های آرشیو الکترونیک نگهداری، بازیابی، کنترل فرآیند ایجاد و تایید اسناد می باشد
به گونه ای که بتوان سوابق فعالیت های انجام شده بر روی اسناد را نیز کنترل و پیگیری
نمود. از طرفی دیگر الزامات مستندسازی یکی از مقوله های اصلی در استانداردهای سیستم
مدیریت کیفیت ISO9001:2000 می باشد. سیستم آرشیو الکترونیک ابزاری است که محقق سازی
این اهم را فراهم می سازد.
قابلیت های عمومی
• قابلیت ذخیره سازی انواع سند بدون محدودیت در نوع، سایز و حجم
• ذخیره سازی فراداده ها (Meta Data) هر سند براساس استاندارد دوبلین کور (Dublin Core)
• قابلیت ذخیره و بازیابی فایل های Multimedia
• مدیریت اطلاعات (فراداده) اسناد و مدارک بصورت دسته ای در نمای کاربرگ
• قابلیت نمایش اطلاعات (فراداده) اسناد و مدارک در نماهای مختلف و قابل تنظیم
• قابلیت بارگذاری اسناد و مدارک به صورت دسته ای و تکی
• قابلیت نمایش و بارگذاری و مدیریت اسناد و مدارک در نمای فایلی
(Drag & Drop) Explorer
• مدیریت نسخه های اسناد و مدارک بصورت اصلی و فرعی (Versioning)
• مدیریت بهینه تغییرات اسناد و مدارک (Check in & Check out)
• مدیریت کپی اسناد و مدارک
• قابلیت دسته بندی و طبقه بندی براساس مخازن اطلاعاتی
• قابلیت دسته بندی و طبقه بندی مجوزهای دسترسی به مخازن اسناد، گروهی از اسناد و هر
سند به صورت مجزا
• قابلیت ارتباط Online و کامل با مجموعه نرم افزارهای آفیس 2010 & 2013
• قابلیت نمایش اسناد و مدارک در کلیه فرمت های آرشیوی مانند jpg ,tif ,png ,pdf ,gif و ...
بدون نیاز به نصب نرم افزارهای وابسته
• جستجو برروی کلیه کلیدها واژه ها و متون داخل اسناد و مدارک قابل جستجو
• ارائه نتایج جستجو بصورت پیشرفته با قابلیت طبقه بندی موضوعی و براساس کلید واژه
های ذخیره شده
• قابلیت تعریف و مدیریت قوانین و قواعد جستجوهای پیشرفته
• ارائه گزارشات مدیریتی از کلیه اسناد و مدارک ذخیره شده
• قابلیت دریافت و ذخیره فایل های ایجاد شده توسط نرم افزارهای دیگر به صورت مستقیم
• دسترسی از طریق تلفن همراه و PDA ها
• امکان حذف سند بدون امکان بازیابی
• دریافت کلیه اطلاعات و فراداده های اسناد و مدارک در قالب فایل های Excel و ...
• امینت بالا و متمرکز
• ذخیره سازی اسناد و مدارک به صورت مستقیم در پایگاه داده/ نگهداری به صورت فایل بر روی
فضاهای ذخیره سازی اطلاعات
• سرویس هشدار (هشداردهی در مورد ایجاد، تغییرات و یا حذف اسناد از طریق پست الکترونیک
و پیام کوتاه)
• قابلیت اسکن مستقیم اسناد و مدارک
• قابلیت OCR فارسی (تبدیل تصویر متن به متن قابل جستجو) بر روی تصاویر و اسناد و مدارک
اسکن شده (غیر قابل ویرایش)
• تبدیل فرمت های گوناگون به فرمت استاندارد ذخیره سازی آرشیو و نمایشی
• قابلیت نمایش آخرین اصلاحات اسناد و مدارک براساس بازه زمانی و ...
• قابلیت تعریف و خواندن بارکد به ازای هر سند
• قابلیت اعمال واترمارک
• قابلیت تعریف رمز گذاری برروی اسناد و مدارک