مدیریت فرآیندها و مستندات استانداردهای ایزو
به منظور پیاده سازی استانداردهای ایزو در سازمان ها و شرکت ها، بایستی کلیه فرم ها و
فرآیندهای عمومی و اختصاصی بصورت کامل مستند، طراحی، بازنگری و جاری گردد. بر همین
اساس در طی پیاده سازی اینگونه استانداردها در یک سازمان یا شرکت، مستندات زیادی تولید
خواهد شد که نیاز به بازنگری مجدد، نگهداری و گردش و جاری نمودن آن ها وجود خواهد داشت
که به صورت سنتی و کاغذی فعالیتی بسیار زمانبر و هزینه بر خواهد بود و می تواند روند پیاده
سازی اینگونه استانداردها را با شکست مواجه نماید.
براساس موارد مذکور و
تجربیات این شرکت در زمینه طراحی ، تولید و پیاده سازی سیستم در زمینه مدیریت فرآیندهای
کسب و کار و مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، "سیستم مدیریت فرآیندها و مستندات استانداردهای
ایزو پاسارگاد" طراحی و پیاده سازی گردیده است. این سیستم به منظور مدیریت کلیه مدارک
،مستندات و فرآیندهای عمومی استانداردها و همچنین مدارک، مستندات و فرآیندهای اختصاصی
سازمان/ شرکت کارفرما در حوزه پوشش دهی به استانداردهای مدیریت و ایزو تهیه شده است.
با استفاده از این سیستم امکان تولید، مدیریت و گردش الکترونیکی و مکانیزه
کلیه مستندات مورد نیاز در هنگام پیاده سازی استانداردهای ایزو امکانپذیر می باشد. در
صورت استفاده از این سیستم، امکان دسترسی به کلیه سوابق و نسخه های مستندات و فرآیندهای
سازمانی در طی انجام مراحل کاری و اتمام آن ها با اطمینان بالا امکانپذیر می باشد.
برخی از قابلیت ها و امکانات
- تعریف اطلاعات پایه مورد نیاز سیستم
- تعریف كارتابل كاری برای پرسنل
- تعریف كاربران و همچنین تعریف گروه های كاربری
- مدیریت كامل سطوح دسترسی پرسنل و گروه های كاری به مستندات بارگذاری شده در سیستم
- تابلو اعلانات عمومی در سیستم
- تابلو اعلانات جهت نمایش مستندات جدید بارگذاری شده در سیستم
- تابلو اعلانات جهت نمایش مستندات ویرایش شده در سیستم
- تابلو اعلانات جهت نمایش پیام ها و تصاویر ایمنی و بهداشتی
- جستجوی پیشرفته اسناد در سیستم (حتی با در نظر گرفتی بخشی از متون و كلمات مندرج در متن)
- بارگذاری ساخت یافته كلیه مدارك و مستندات الكترونیكی مرتبط با سیستم، همراه با متادیتای مورد نیاز هر گروه از اسناد
- مدیریت كامل مستندات مرتبط با سیستم (خط مشی، نظامنامه، روش های اجرایی، دستورالعمل ها و ....)
- مدیریت كامل لیست مرجع مستندات
- مدیریت كامل مستندات ویرایش شده
- مدیریت كامل مستندات باطل شده
- مدیریت كامل فرآیند آموزش
- مدیریت كامل فرآیند بازرسی و كالیبراسیون
- مدیریت كامل فرآیند مدیریت و كنترل جنبه های زیست محیطی
- مدیریت كامل فرآیند مدیریت ریسك
- مدیریت كامل فرآیند دریافت و بررسی شكایات مشتریان
- مدیریت كامل فرآیند میزان اندازه گیری میزان رضایت مشتریان
- مدیریت كامل فرآیند میزان اندازه گیری میزان رضایت مشتریان
- مدیریت كامل فرآیند دریافت و بررسی پیشنهادات و انتقادات پرسنل
- مدیریت كامل فرآیند اقدامات اصلاحی و پیشگرانه
- مدیریت كامل فرآیند ارزیابی تامین كنندگان
- مدیریت كامل تعریف فرآیندهای سیستم وهمچنین تعریف و پایش شاخص های مرتبط با آن ها
- مدیریت كامل فرآیند تعریف و پایش اهداف و برنامه ها
- مدیریت كامل فرآیند مدیریت پروژه ها
- مدیریت كامل فرآیند ممیزی داخلی
- مدیریت كامل فرآیند ممیزی خارجی
- مدیریت كامل فرآیند جلسات بازنگری مدیریت
- مدیریت كامل ساختار سازمانی و همچنین شرح وظایف و شرایط احراز كاركنان
- بارگذاری و مدیریت سوابق الكترونیكی حاصل از اجرای سیستم
- تعریف كلیه فرم ها و فرایندهای مرتبط با تدوین، ویرایش یا حذف مستندات جهت حداكثر مكانیزه سازی سیستم
- تعریف پرونده پرسنلی و پرونده آموزشی برای كاركنان
- دسترسی آنلاین پرسنل به مستندات مجاز تعریف شده برای آن ها در هر نقطه از شركت
- تعریف تقویم كاری برای پرسنل
- حذف حداكثر كاغذ از فرآیندهای مرتبط با سیستم
- قابلیت پوشش دهی به چندین سیستم استناندارد به صورت همزمان